Somos especializados em

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Oferecemos o Serviço de

Guarda Física de Documentos

Oferecemos o Serviço de

Microfilmagem

em filme fotográfico de 16mm

Sobre a Microimagem

Somos uma empresa catarinense, com mais de 20 anos de experiência em GED

A Microimagem possui uma área totalmente preparada para oferecer o máximo de segurança as informações e documentos que ficam em sua custodia temporária para a execução dos trabalhos ou guarda definitiva.

Atualmente, a Microimagem possui dezenas de clientes , sendo ele de pequeno, médio e grande porte dos mais variados ramos de atividade como: indústrias, instiuições de ensino, instituições financeiras, hospitais, escritórios de advocacia, institutos de previdência, fundações entre outros.

Possuímos uma área totalmente preparada para oferecer o máximo de segurança as informações e documentos que ficam em sua custodia temporária para a execução dos trabalhos ou guarda definitiva.

Nossos Serviços

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Os ganhos mais evidentes com sistemas de GED são a redução da papelada, a liberação do espaço antes ocupado e a diminuição do tempo com atividades burocráticas, como arquivamento, procura e controle de dados. Eles podem também combater outros problemas.

Os sistemas de GED trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital, implementando soluções para armazenamento eficiente e rápido acesso às informações.

Microfilmagem em Filme Fotográfico 16 mm

A Microfilmagem é um processo que utiliza a miniaturização da imagem. Um microfilme de 100 pés pode comportar aproximadamente 2.500 documentos, reduzindo em até 95% o espaço físico para armazenamento. O Microfilme é uma Mídia aceita para a substituição do arquivo de papel que possui amparo legal de acordo com a lei número 5.433 de 08/05/68. Seus principais Benefícios são:

  • Eliminação dos arquivos convencionais;
  • Documento microfilmado tem o mesmo valor do documento original em papel;
  • Cópia de segurança - garantia contra sinistro;
  • Longevidade do Microfilme - 500 anos;
  • Eliminação dos documentos;
  • Amparo Legal - lei 5.433 de 08/05/1968;

Guarda Física de Documentos

A Guarda Física é um serviço que possibilita que você armazene documentos, arquivos, e mídias em uma empresa terceirizada. A principal finalidade do serviço é otimizar a organização dos arquivos armazenados e otimizar o acesso e localização dos mesmos, evitando que se perca tempo ou que se corra o risco de não localizar o documento que você está precisando.

Uma das soluções de melhor relação custo x benefício para preservação de acervos com praticidade e eficiência na localização de documentos.

Conheça Nossos Diferenciais

A Microimagem disponibiliza para seus clientes através do acesso via web, as imagens dos documentos digitalizados e a custódia física em local próprio, além da auditoria e formalística dessa documentação.

Contratando somente o serviço de guarda física da Microimagem o cliente recebe as caixas box e armazena em cada uma os documentos que nos serão encaminhados para custódia física.

O cliente deverá relacionar todos os documentos armazenados nas caixas, fornecendo cópia a Microimagem que lançará os dados em seu sistema facilitando as pesquisas futuras.

Quando necessário o cliente e o contrato permita, solicitará a pesquisa e envio da imagem de determinado documento, via internet, eliminando a necessidade do envio da caixa box para a empresa.

Benefícios da utilização do GED

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos. Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso:
  •   Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
  •   Total controle no processo de negócio.
  •   Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
  •   Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
  •   Mais agilidade em transações entre empresas.
  •   Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
  •   Melhoria no processo de tomada de decisões.
  •   Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
  •   Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
  •   Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.

Setores Atendidos

Serviço de digitalização dos documentos referentes aos processos trabalhistas, cíveis, tributários, societários, entre outros, substituindo as cópias e impressões de documentos de origem eletrônica.

Benefícios

  •  Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações e documentos (consulta via Web).
  •  Possibilidade de oferecer ao cliente acompanhamento dos processos.
  •  Redução de custos com cópias, impressões, correios e malotes. Redução de até 70% do arquivo físico.
 

Digitalização de documentos que compõem os processos dos departamentos de compras, financeiro, jurídico entre outros.

Benefícios

  •  Agilidade na consulta de documentos. A documentação fica disponível online e pode ser acessada a qualquer hora, de qualquer lugar.
  •  Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos.
  •  Aumento da segurança das informações armazenadas.
 

Digitalização de todos os documentos gerados e gerenciados por uma empresa contábil.

Benefícios

  •  Redução de custos com cópia, impressão e logística de documentos.
  •  Fidelização de clientes, já que o escritório contábil pode disponibilizar documentos, como guias de impostos e folhas de pagamento, para seus clientes acessarem online.
  •  Maior segurança no armazenamento de documentos e informações.
 

Digitalização de documentos do locador e locatário, facilitando a pesquisa e aprovação de contratos.

Benefícios

  •  Facilidade em pesquisa para aprovação de cadastro em novas locações.
  •  Economia de tempo na procura de documentos, aumentando a produtividade da equipe.
  •  Garantia de guarda de documentos importantes, relacionados aos proprietários, locatários e impostos.
  •  Redução de custo com cópia, impressão e logística dos documentos.
 

Digitalização dos documentos referente a vida acadêmica do aluno.

Benefícios

  •  Agilidade no cadastro de documentos.
  •  Redução de espaço físico.
  •  Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações referente a vida acadêmica do aluno.
  •  Portabilidade de banco de dados para outras unidades da empresa.
  •  Redução de custos com cópias, impressões e extravios de documentos.
 

Digitalização dos documentos referentes aos prontuários de pacientes.

Benefícios

  •  Agilidade na produção de pesquisa médica e estudos clínicos.
  •  Maior organização das pastas e processo em meio eletrônico, agilizando a busca de informações e documentos.
  •  Redução do espaço físico.
  •  Temporalidade dos documentos referente a vida médica do paciente.
 

Digitalização dos documentos que compõem o prontuário de funcionários.

Benefícios

  •  Agilidade no atendimento de processos trabalhistas.
  •  Redução de custos com cópias, impressões, logística e extravio de documentos.
  •  Agilidade na formalização de contratos, benefícios percebido principalmente por empresas de marketing promocional e mão-de-obra terceirizada.
 

Dúvidas Mais Comuns

Depende muito do tipo de documento que será objeto de gestão eletrônica. No caso de documentos fiscais / trabalhistas a redução de espaço pode chegar a algo próximo de 40%. Já no caso de documentos relacionados à operação da organização esse percentual cresce consideravelmente, podendo atingir até 90% (em alguns segmentos é possível chegar a 100%).

O GED é um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrônicos e aqueles transformados em forma eletrônica. E para este último caso é que se utiliza a digitalização, que realiza a transformação a partir de documentos dos mais variados meios físicos, tais como papel, microficha, filmes, áudio etc. A digitalização é, portanto, uma das etapas de um processo de GED.


Essa confusão de terminologia é muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalização se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de tecnologia."

O rolo de filme constitui a base de todas as microformas existentes, podendo apresentar-se normalmente em três formatos:


16 mm - O rolo de filme de 16mm é utilizado principalmente pelas grandes empresas, como por exemplo, os bancos ou as companhias seguradoras. Destina-se a documentos administrativos, como é o caso dos cheques bancários e documentos de escrita alfanumérica com o limite máximo de A3. Um filme com cerca de 30 m de comprimento, permite microfilmar 3200 documentos A4 e 2300 documentos A3, através do método simplex. O tamanho das bobines deste tipo de filme variam entre os 30m e os 60m. O microfilme de 16mm está bastante desenvolvido, devido à grande procura, as grandes marcas de microfilme respondem à lei do mercado, traduzindo-se numa permanente sofisticação dos equipamentos e numa grande variedade de consumíveis. É armazenado em caixas de plástico devidamente identificados.


35 mm - É utilizado principalmente para a microfilmagem de plantas ou desenhos técnicos, bem como para a microfilmagem de radiografias, na área da medicina. Ao contrário do filme de 16 mm, permite microfilmar documentos com o tamanho máximo de A0. Com um filme de 30 mm, com cerca de 30 m, consegue-se microfilmar 4800 documentos A4, 2400 documentos A3 e 600 documentos A0, pelo método simplex. Este tipo de filme está disponível em bobines de 30m e são acondicionados em caixas de plástico com a respectiva indicação do seu conteúdo. Apesar de ter a vantagem de armazenar um grande número de informação, necessita de um sistema de indexação que permita a busca rápida da informação o que por outro lado o torna num mercado pouco dinâmico, onde a oferta e a procura de consumíveis e equipamentos se reduz às respostas a pedidos pontuais, normalmente por parte das instituições culturais como as bibliotecas e arquivos.


105 mm - Este tipo de filme depois de processado surge como microficha e não como rolo, por isso falaremos mais à frente nas suas características quando abordar-mos a microficha.

A microficha é uma microforma, em formato A6, que resulta do rolo de 105 mm, podendo-se identificar três zonas distintas:


Zona de Título - Uma zona de identificação que pode ser lida a olho nú, semelhante ao jacket.


Zona de Informação - É a zona onde a microficha está organizada em linhas e colunas, dependendo o numero de fotogramas da redução escolhida e do formato do documento.


Zona de Índice - É destinada à identificação da informação contida em cada fotograma da microficha.


A microficha permite a microfilmagem de documentos de origem técnica, comercial, científica ou administrativa, alargando deste modo o leque das suas aplicações. À semelhança dos filmes de 16 mm e 35 mm o acesso à informação não se processa sequencialmente mas sim de uma forma aleatória.


Quanto à sua tipologia, a microficha divide-se em dois tipos, dependendo da possibilidade ou não de adicionar informação. Assim temos:


A microficha não atualizável - A qual como o nome indica não permite qualquer acréscimo de informação.


A microficha atualizável - Que pelo seu processo de revelação, documento a documento, possibilita a introdução de informação na microficha.

O primeiro microfilme foi produzido por John Benjamim Dancer, em 1839, na Inglaterra, pelo processo Daguerreotipo, aplicado à iconografia. Mas foram precisos 20 anos, para que a primeira patente de um equipamento de microfilmagem fosse registada, por René Dragon, em França. Bastaram depois 5 anos para que surgisse, desta vez nos Estados Unidos da América, o primeiro laboratório comercial de microfilmes.


Nos inícios da década de setenta, dá-se a primeira aplicação em larga escala do microfilme com fins de espionagem. Ficou registado na história da Guerra Franco-Prussiana, aquando do cerco à cidade de Paris, pombos-correios fizeram transportar 2,5 milhões de documentos microfilmados.


A utilização do microfilme para fins administrativos, data de 1900, quando aparece a primeira microfilmadora automática destinada à microfilmagem de cheques. Mais tarde, em 1920, através da venda da patente do equipamento "Check-o-Graph", por George McCarthy à Eastman Kodak, iniciou-se a sua produção em série e a comercialização desse equipamento. Passados 20 anos e devido ao grande desenvolvimento dos equipamentos rotativos, iniciados por McCarthy, surgem os alimentadores automáticos e as microfilmadoras aptas a registarem a frente e o verso dos documentos em simultâneo.


Em 1940/50, face à junção da microfilmagem com a informática, surge a "Micromática" e com ela o primeiro equipamento, capaz de produzir suporte de microfilme a partir da informática sem necessidade de produção intermédia de papel, o "Computer Output Microfilm".


Em 1960, altera-se o conceito de microfilme com o surgimento de um novo conceito - o de micrográfica, a miniaturização pode agora ser feita sobre qualquer meio e não apenas sobre filme.


As sistemáticas inovações tecnológicas continuam a dar os seus frutos, nas décadas de 70/80, são utilizados os feixes de laser no registo da imagem em microfilme, fibras ópticas e feixes electrónicos.


Na década de 90, teve início o desenvolvimento de recuperação da informação microfilmada, assistida por computador, normalmente conhecidos por sistemas CAR. Este sistema permite a utilização por parte das empresas, a um baixo custo, de magazines de microfilmes, mantendo um banco de dados de microimagens, ficando o índice da localização de cada microimagem assegurada pelo computador através da sua base de dados. Enquanto anteriormente o utilizador estava sujeito à pesquisa manual das informações armazenadas no microfilme, com todos os seus inconvenientes, este sistema permite uma rápida pesquisa das imagens armazenadas, aliando a eficiência de armazenagem dos documentos de origem no microfilme à rapidez e capacidade de indexação do computador.


O microfilme garante um papel determinante nos objectivos estatutários do Conselho Internacional de Arquivos, assegurando: as relações entre as instituições de arquivos de todo o mundo; os aspectos ligados à conservação; a facilidade de acesso a fontes arquivísticas; a cooperação entre instituições e organizações que utilizam fontes históricas.